Abrechnungsprozess vollständig automatisiert
Ein selbständiger Gesundheitstrainer hat seinen kompletten Abrechnungsprozess automatisiert – Rechnungen, Fahrtkosten und E-Mail-Versand per Knopfdruck.
Von Oliver Bührer | Mai 2025
15–20k €
geschätzte jährliche Einsparung
~95%
weniger manueller Aufwand
Pro Abrechnung
Manuell
Vorher
Automatisch
Nachher
Mehr Training, weniger Büro
Der Kunde ist selbständiger Gesundheitstrainer und hat jeden Monat 2–3 volle Arbeitstage nur mit Verwaltung verbracht: Buchungen zusammentragen, Rechnungen tippen, Fahrtkosten berechnen, PDFs verschicken.
SimplifieD Solutions hat in 2–3 Monaten eine maßgeschneiderte Lösung umgesetzt: Power App für die tägliche Erfassung, automatisiertes Backend für Rechnungen und GPS-basierte Fahrtkosten-Dokumentation.
4 Verwaltungsprobleme am Monatsende
Buchungen zusammensuchen
Welcher Kunde wurde wann trainiert? Alles aus Notizen und Excel zusammentragen und abgleichen.
Rechnungen einzeln tippen
Für jeden Kunden eine individuelle Rechnung in Word – mit korrekter Nummer, MwSt., Bankverbindung und Details.
Fahrtkosten manuell rechnen
Jede Fahrt für das Finanzamt dokumentieren. Bei mehreren Kunden pro Tag eine komplexe Routenberechnung von Hand.
2–3 Tage pro Monat verloren
Reine Verwaltung, kein Training, kein Umsatz. Jede Verwaltungsstunde war direkt verlorenes Einkommen.
So funktioniert das Abrechnungssystem
Erfasst Buchungen mobil nach jedem Training
Power App auf dem Smartphone: Kunde auswählen, Trainingstyp und Datum eintragen – der Preis wird automatisch vorbelegt.
Generiert alle Rechnungen per Knopfdruck
Ein Klick am Monatsende: Alle Rechnungen als PDFs mit Logo, Leistungstabelle, MwSt. und Bankverbindung – strukturiert in OneDrive abgelegt.
Berechnet Fahrtkosten per GPS-Routing
Exakte Streckenberechnung über Azure Maps: Wohnadresse zum ersten Kunden, weiter zum nächsten und zurück. Fertiges PDF fürs Finanzamt.
Verschickt alle Rechnungen automatisch per E-Mail
Ein zweiter Knopfdruck: Personalisierte E-Mails mit dem richtigen PDF im Anhang an jeden Kunden – mit Erfolgsbericht.
Legt alles strukturiert in OneDrive ab
Rechnungen, Excel-Übersichten und Fahrten-PDFs werden automatisch nach Monat sortiert in OneDrive gespeichert.
Vorher vs. Nachher
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Zeitaufwand pro Monat | 2–3 volle Arbeitstage (16–24h) | Unter 1 Stunde |
| Rechnungserstellung | Jede einzeln in Word tippen | Alle automatisch per Knopfdruck |
| Fahrtkosten | Manuell schätzen/rechnen | GPS-basiert, fertiges Finanzamt-PDF |
| Rechnungsversand | Einzeln per E-Mail | Alle auf einmal, automatisch |
| Dokumentenablage | Eigene Ordner, unstrukturiert | Automatisch in OneDrive, nach Monat sortiert |
| Fehlerquote | Tippfehler, Rechenfehler, vergessene Kunden | Nahezu null |
192–288h
pro Jahr für Training statt Verwaltung
15–20k €
geschätzte jährliche Einsparung
„Ich hab am Monatsende immer zwei, drei Tage nur Rechnungen geschrieben und Kilometer zusammengerechnet. Jetzt drücke ich abends einen Knopf und morgens ist alles fertig. Das ist nicht nur Zeitersparnis, das ist ein komplett anderes Lebensgefühl."
— Geschäftsführung
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„Ich nehme mir persönlich Zeit für Sie."
Oliver Bührer
Geschäftsführer
