Kundenfreigabe ausstehend – dieser Case wird nach Freigabe mit vollständigem Namen veröffentlicht.

Marketingagentur Freigabe ausstehend 6–9 Mitarbeiter 1–2 Wochen Umsetzung

1 Klick statt 2 Stunden: Kunden-Onboarding automatisiert

Eine wachsende Videoproduktions-Agentur hat ihr manuelles Kunden-Setup komplett automatisiert – Ordner, Tabellen und Dokumente entstehen per Knopfdruck.

Von Markus Dieing | Juli 2025

5–15k €

geschätzte jährliche Einsparung

~98%

Zeitersparnis

Pro Neukunde

1–2 Stunden

Vorher

1 Klick

Nachher

Zusammenfassung

Kein Copy-Paste mehr, nur noch kreative Arbeit

Die Agentur ist eine wachsende Videoproduktions-Agentur. Für jeden neuen Kunden mussten manuell Google-Drive-Ordner, Übersichtstabellen und individuelle Teleprompter-Dokumente erstellt werden – 1–2 Stunden pro Neukunde.

SimplifieD Solutions hat in nur 1–2 Wochen ein One-Click-Tool umgesetzt, das den gesamten Prozess per Knopfdruck automatisiert. Die Energie fließt jetzt in Videoproduktion statt in Ordnerstruktur.

Die Herausforderung

4 Probleme beim Kunden-Setup

Immer derselbe Marathon

Ordner anlegen, Sheet kopieren, Monatsabschnitte befüllen, pro Video ein Google Doc erstellen und verlinken. Jedes Mal von vorne.

Massiver Zeitaufwand

1–2 Stunden pro Neukunde. Bei einem Kunden mit 6 Monaten und 4 Videos: 24 individuelle Dokumente erstellen und verlinken.

Regelmäßige Fehler

Vergessene Dokumente, falsche Nummerierung, fehlende Links – jeder Copy-Paste-Fehler kostete später nochmal Zeit.

Nicht skalierbar

Mehr Kunden bedeuteten linear mehr Verwaltungszeit. Die Agentur wuchs, der Engpass blieb.

Die Lösung

So funktioniert das Onboarding-System

Erstellt die komplette Ordnerstruktur

Drehs-Ordner und Teleprompter-Dokumenten-Ordner werden automatisch im Google Shared Drive des Teams angelegt.

Generiert die Übersichtstabelle automatisch

Google Sheet mit allen Monatsblöcken, fortlaufend nummerierten Video-Einträgen und kopierten Dropdown-Feldern – automatisch befüllt.

Erzeugt und verlinkt alle Teleprompter-Dokumente

Pro Video ein Google Doc aus der Vorlage – Platzhalter automatisch ersetzt, jedes Dokument per Hyperlink im Sheet verknüpft.

Die Ergebnisse

Vorher vs. Nachher

Kennzahl	Vorher	Nachher
Setup-Dauer pro Neukunde	1–2 Stunden	Unter 1 Minute
Ordnerstruktur	Manuell in Google Drive	Automatisch erstellt
Teleprompter-Dokumente	Pro Video manuell aus Vorlage	Alle automatisch erzeugt & verlinkt
Verlinkung Sheet-Docs	Jedes Dokument manuell verlinken	Automatische Hyperlinks
Fehlerquote	Falsche Namen, fehlende Links	Nahezu null
Eingabeaufwand	Dutzende Schritte in mehreren Tools	3 Felder ausfüllen, 1 Button klicken

1–2 Wochen

Projektdauer bis zum produktiven Einsatz

5–15k €

geschätzte jährliche Einsparung

„Neuer Kunde, sechs Monate, vier Videos pro Monat – früher hab ich dafür anderthalb Stunden Ordner und Dokumente angelegt. Jetzt drücke ich einen Knopf und alles steht. Das ist der Wahnsinn."

— Geschäftsführung