Von der Excel-Liste zur digitalen Einsatzzentrale
Das Gebäudereinigungsunternehmen hat die Einsatzplanung für über 120 Reinigungskräfte komplett digitalisiert – weniger Aufwand, weniger Fehler, volle Transparenz.
Von Markus Dieing | November 2025
45–60k €
geschätzte jährliche Einsparung
15–20h/Woche
Planungsaufwand eingespart
Planungswerkzeug
Excel
Vorher
Software
Nachher
Excel am Limit, jetzt digital
Das Gebäudereinigungsunternehmen koordiniert über 120 Reinigungskräfte auf über 130 Objekte. Die gesamte Einsatzplanung lief über Excel – Wochenpläne, Dienstpläne, Zuordnungen, alles manuell und bei dieser Mitarbeiterzahl kaum noch handhabbar.
SimplifieD Solutions hat in 2–3 Monaten eine maßgeschneiderte Softwarelösung umgesetzt, die das Unternehmen von der Excel-basierten Planung in eine digitale Einsatzzentrale transformiert hat.
4 Probleme mit Excel-Planung
Stundenlange Wochenplanung
Dutzende Mitarbeiter auf verschiedene Objekte verteilen – Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Kundenvorgaben, alles in einer Tabelle.
Änderungen an 5 Stellen
Jeder Krankheitsfall oder Terminwechsel erforderte manuelle Anpassungen an mehreren Stellen gleichzeitig.
Fehler unvermeidlich
Doppelbelegungen, vergessene Objekte, Mitarbeiter ohne Einsatz – Probleme, die in Excel erst auffallen, wenn es zu spät ist.
Am Limit bei über 120 Leuten
Was bei 20 Mitarbeitern funktionierte, war bei knapp 100 ein täglicher Kampf. Excel skalierte nicht mehr mit.
So funktioniert die Einsatzplanung
Verwaltet alle Objekte und Mitarbeiter zentral
Reinigungsobjekte mit Intervallen und Anforderungen, Mitarbeiter mit Verfügbarkeiten und Qualifikationen – alles an einem Ort.
Erkennt Konflikte bevor sie entstehen
Doppelbelegungen, Kapazitätsengpässe und fehlende Zuordnungen werden automatisch erkannt – nicht erst bei der Abfahrt zur Schicht.
Generiert Dienstpläne per Knopfdruck
Aus der Gesamtplanung werden individuelle Dienstpläne für jede Reinigungskraft automatisch abgeleitet – keine Copy-Paste-Fehler.
Aktualisiert alle Pläne bei Änderungen zentral
Fällt ein Mitarbeiter aus, wird die Änderung an einer Stelle gemacht – und wirkt sich automatisch auf alle betroffenen Pläne aus.
Vorher vs. Nachher
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Planungswerkzeug | Excel-Tabellen | Maßgeschneiderte Software |
| Wochenplanung | Stundenlang, jede Woche manuell | Strukturiert und deutlich schneller |
| Dienstpläne | Manuell abgeleitet, fehleranfällig | Per Knopfdruck generiert |
| Änderungen bei Ausfällen | An mehreren Stellen manuell | Einmal ändern, überall aktuell |
| Fehlerquote | Doppelbelegungen, Lücken | Automatische Konflikterkennung |
| Transparenz | Nur in der Excel-Datei | Zentral, für alle einsehbar |
15–20h/Woche
Planungsaufwand eingespart
45–60k €
jährliche Einsparung
„Mit über 120 Leuten und Excel – das hat irgendwann einfach nicht mehr funktioniert. Jetzt habe ich die ganze Woche in einer Ansicht, Dienstpläne kommen per Knopfdruck raus und wenn jemand ausfällt, muss ich nicht mehr an fünf Stellen gleichzeitig ändern."
— Geschäftsführung
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Oliver Bührer
Geschäftsführer
