Vom Papierordner zur digitalen Schaltzentrale
Die Eventlocation am Bodensee hat ihren kompletten Veranstaltungsprozess – von der Anfrage bis zur Nachbereitung – in einer einzigen App digitalisiert.
Von Markus Dieing | Oktober 2025
15–30k €
geschätzte jährliche Einsparung
~90%
weniger Verwaltungsaufwand
Pro Buchung
Manuell
Vorher
Automatisch
Nachher
Ein Ein-Mann-Betrieb, komplett digital
Die Eventlocation am Bodensee veranstaltet 50–100 Events pro Jahr – betrieben von einer einzigen Person. Der gesamte Buchungsprozess lief über Excel, Papier-Checklisten und manuelle Dokumentenerstellung.
SimplifieD Solutions hat einen maßgeschneiderten Buchungsmanager umgesetzt, der den kompletten Lebenszyklus einer Veranstaltung abbildet: von der Anfrage über Vertrag und Detailplanung bis zur Schadensabrechnung.
4 analoge Engpässe
Alles von Hand
Anfragen in Excel eintragen, Verträge in Word tippen, Papier-Checklisten schreiben, Preise jedes Mal neu rechnen.
Doppelbuchungsrisiko
Terminüberschneidungen mussten manuell geprüft werden. Bei parallel laufenden Events ein reales Risiko.
Informationsverlust
Zwischen Excel, Papier und E-Mail gingen regelmäßig Informationen verloren. Fehlerquote stieg mit jedem Event.
Zeitfresser Verwaltung
Bei 50–100 Events pro Jahr als Ein-Mann-Betrieb wurde die Verwaltung zum Fulltime-Job neben dem eigentlichen Fulltime-Job.
So funktioniert der Buchungsmanager
Bildet den kompletten Buchungsworkflow ab
Fünf klare Schritte: Anfrage, Bestätigung, Mietvertrag, Detailplanung, Abschluss – mit automatischen Statusübergängen und Fortschrittsanzeige.
Berechnet Preise automatisch in Echtzeit
Raummiete basierend auf Räumen, Dauer, Veranstaltertyp und Herkunft. Paketerkennung inklusive – kein manuelles Rechnen mehr.
Generiert Verträge und Checklisten per Knopfdruck
Mietverträge, Checklisten und Nachbereitungsdokumente als professionelle PDFs – inklusive automatischer Erkennung bei behördlichen Anzeigen.
Erkennt Terminüberschneidungen automatisch
Das System prüft auf Kollisionen in denselben Räumen und warnt bei Kapazitätsüberschreitungen. Doppelbuchungen gehören der Vergangenheit an.
Rechnet Schäden und Inventar automatisch ab
Nach dem Event erfasst der Hausmeister Schäden digital. Das System berechnet Kosten, zieht kaputte Teile vom Inventar ab und aktualisiert den Gesamtpreis.
Vorher vs. Nachher
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Buchungsverwaltung | Excel-Tabelle, manuell gepflegt | Digitale Übersicht mit Statusfiltern |
| Preiskalkulation | Jedes Mal manuell rechnen | Automatische Echtzeit-Berechnung |
| Vertragserstellung | Word-Vorlage manuell befüllen | Ein Klick, fertiges PDF |
| Checklisten | Papier, handschriftlich | Digital, PDF per E-Mail an Hausmeister |
| Terminüberschneidungen | Manuelle Prüfung (oder Überraschung) | Automatische Kollisionserkennung |
| Schadenserfassung | Papier, manuelle Kostenberechnung | Digital + automatische Inventaranpassung |
100–400h
Verwaltungsaufwand pro Jahr eingespart
15–30k €
geschätzte jährliche Einsparung
„Ich hab vorher für jede Veranstaltung alles von Hand gemacht – Vertrag tippen, Checkliste schreiben, Preise rechnen. Jetzt klicke ich dreimal und alles ist fertig. Das hätte ich schon vor Jahren haben sollen."
— Geschäftsführung
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Geschäftsführer
