KI und Recht ab August 2026: Was für den Mittelstand wirklich zählt

Der EU AI Act sorgt derzeit wieder für viel Unruhe, weil Begriffe wie Millionenbußgelder, Hochrisiko und Konformitätsbewertung durch sämtliche Artikel schwirren. Für den durchschnittlichen Betrieb ist das meiste davon allerdings Lärm, denn nur einige Pflichten gelten tatsächlich, und zwar ab dem 2. August 2026. Wer sie kennt, kann das Thema in ein bis zwei Tagen erledigen und muss nicht in Schockstarre verfallen.

Dieser Überblick sortiert deshalb, was zählt und was nicht. Er ersetzt keine Rechtsberatung, hilft aber dabei, die richtigen Fragen zu stellen.

Die Qualifizierungspflicht: Mitarbeiter müssen die KI verstehen, mit der sie arbeiten

Das ist der Punkt, der fast jedes Unternehmen betrifft. Der AI Act verlangt in Artikel 4, dass Unternehmen, die KI einsetzen, angemessene Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz derjenigen Mitarbeiter zu fördern, die mit diesen Systemen arbeiten. Diese Vorgabe gilt bereits seit Februar 2025. Neu ist zweierlei: Zum einen können die Behörden die Pflicht ab dem 2. August 2026 durchsetzen, zum anderen hat die EU sie mit dem Digital Omnibus zuletzt sogar entschärft. Gefordert ist nämlich keine Garantie eines bestimmten Kompetenzniveaus mehr, sondern lediglich der Nachweis, dass angemessene Maßnahmen ergriffen wurden. Damit bestätigt der Gesetzgeber, was ohnehin der vernünftige Weg war: kein Großprojekt, sondern eine passende Qualifizierung.

Entscheidend ist dabei das Wort einsetzen, denn ein Unternehmen muss keine KI entwickeln, um betroffen zu sein. Es genügt bereits, dass Mitarbeiter Microsoft Copilot, ChatGPT oder ein KI-Feature in der Branchensoftware nutzen, und schon besteht die Pflicht.

Was angemessen bedeutet, hat der Gesetzgeber bewusst offen gehalten, und genau diese Offenheit führt in der Praxis zu zwei entgegengesetzten Fehlern: Der eine besteht darin, das Thema zu ignorieren, der andere darin, daraus ein Großprojekt mit externem Zertifikat für jeden Mitarbeiter zu machen. Beides führt aus unserer Sicht nicht zum Ziel, denn gefordert ist eine Qualifizierung, die zur tatsächlichen Nutzung passt, rollenbezogen ist und wiederholt wird. Wer lediglich Texte mit Copilot zusammenfasst, benötigt entsprechend weniger als jemand, der Kundendaten durch ein KI-System verarbeitet. Eine Zertifikatspflicht besteht nicht, Unternehmen müssen aber nachweisen können, dass sie tätig geworden sind. Eine dokumentierte interne Qualifizierungsmaßnahme, die erklärt, welche Systeme im Haus laufen, was sie können, wo die Risiken liegen und welche Daten nicht eingegeben werden dürfen, erfüllt den Kern der Pflicht bereits.

Ein Detail wird in der Diskussion oft verwischt: Das Gesetz formuliert eine Qualifizierungspflicht und keine Schulungspflicht. Es schreibt also weder ein bestimmtes Format noch ein Zertifikat vor, sodass der Weg zum Kompetenzaufbau frei wählbar bleibt. Ob die Kompetenz über eine standardisierte Onlineschulung, eine trainergeführte Schulung vor Ort oder eine Kombination aus beidem aufgebaut wird, bleibt dem Unternehmen überlassen, und welcher Weg der richtige ist, hängt vom eigenen Ziel ab. Wer in erster Linie die Pflicht erfüllen und die Mitarbeiter solide auf ein Grundniveau bringen möchte, ist mit einem standardisierten Schulungsverfahren gut bedient, weil es effizient, dokumentierbar und skalierbar ist. Wer KI dagegen als echten Produktivitätshebel begreift und die Mitarbeiter nicht nur informieren, sondern motivieren und intensiv befähigen möchte, sollte auf einen erfahrenen und entsprechend qualifizierten Trainer setzen, der die Schulung auf die konkreten Arbeitsabläufe im Betrieb zuschneidet. Der Unterschied zeigt sich weniger im Nachweisordner als im Alltag danach: Im einen Fall wissen die Mitarbeiter, was sie nicht tun dürfen, im anderen wissen sie zusätzlich, was sie damit erreichen können.

Unser Angebot dazu: Genau für diese rollenbezogene Befähigung führen wir KI-Workshops direkt im Unternehmen durch, zugeschnitten auf die tatsächlichen Arbeitsabläufe und dokumentierbar als Qualifizierungsmaßnahme.

Unsere Einschätzung: Diese Pflicht führt nicht direkt zu weniger Bürokratie. Aber anstatt sich darüber zu beschweren, lohnt es sich, das Augenmerk auf die positiven Aspekte zu richten. Und die liegen unweigerlich in der Qualifizierung und Anleitung von Mitarbeitern im Umgang mit einer Zukunftstechnologie. Denn der größte Schaden durch KI im Betrieb entsteht nicht durch fehlende Zertifikate, sondern durch Mitarbeiter, die vertrauliche Daten in ein frei zugängliches Tool eingeben, weil ihnen niemand erklärt hat, warum das ein Problem ist.

Die interne KI-Richtlinie: Nicht ausdrücklich vorgeschrieben, aber kaum verzichtbar

Eine eigene KI-Richtlinie verlangt der AI Act dem Wortlaut nach nicht. In der Praxis führt aber kaum ein Weg an ihr vorbei, denn irgendwo muss festgehalten sein, welche Tools im Unternehmen erlaubt sind, für welche Zwecke sie eingesetzt werden dürfen, mit welchen Daten sie arbeiten dürfen und wo die Grenzen liegen. Die Richtlinie ist zugleich das natürliche Nachweisdokument gegenüber Behörden, Kunden und Versicherern sowie die Grundlage, auf der jede Qualifizierungsmaßnahme aufsetzt, denn ohne sie schult man ins Leere.

An dieser Stelle lohnt eine kritische Beobachtung aus der Praxis. In vielen Unternehmen existieren bereits interne Richtlinien, die die KI-Nutzung schlicht untersagen, was auf den ersten Blick wie die sichere Variante wirkt, weil verboten nun einmal verboten ist. Tatsächlich entsteht so häufig das Gegenteil: Die Mitarbeiter nutzen KI trotzdem, nur eben unter dem Radar und im schlimmsten Fall über private, kostenlose Konten. Damit entsteht eine doppelte Gefahr. Zum einen weiß niemand im Unternehmen, welche Daten in welches Tool eingegeben werden, während die Mitarbeiter selbst mangels Qualifizierung gar nicht wissen können, welche Daten sie eingeben dürfen, können und sollen. Zum anderen fließen im Verborgenen genau die Daten ab, die eigentlich geschützt werden sollten, und bei kostenlosen Versionen werden die Eingaben je nach Anbieter sogar für das Training der Modelle verwendet. Ein Verbot auf dem Papier schützt also nicht, sondern verlagert das Risiko nur dorthin, wo es niemand mehr sieht und steuert.

Ein Verbot auf dem Papier schützt nicht. Es verlagert das Risiko nur dorthin, wo es niemand mehr sieht.

Die naheliegende Frage lautet deshalb nicht, wie sich die KI-Nutzung möglichst wirksam unterbinden lässt, sondern ob es nicht grundsätzlich sinnvoller ist, Mitarbeiter zu qualifizieren und ihnen zugleich die richtigen, unternehmenstauglichen Werkzeuge an die Hand zu geben, also KI-Zugänge, bei denen Datenschutz und Datenverwendung vertraglich geregelt sind. Wer beides kombiniert, nämlich eine klare Richtlinie und geschulte Mitarbeiter mit sauberen Tools, erfüllt nicht nur die Pflicht aus Artikel 4, sondern löst auch das eigentliche Problem: die Schattennutzung, die durch Verbote erst entsteht.

Die Verbote: Einzelne KI-Anwendungen sind vollständig untersagt

Der AI Act verbietet bestimmte Praktiken vollständig und belegt sie mit dem schärfsten Bußgeldrahmen von bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des Jahresumsatzes. Das klingt dramatisch, betrifft einen Fertigungsbetrieb aber selten, denn verboten sind unter anderem Social Scoring, manipulative Systeme und die Erkennung von Emotionen am Arbeitsplatz sowie in Bildungseinrichtungen.

Ein Punkt verdient dennoch einen kurzen Blick, nämlich eben dieses Verbot der Emotionserkennung am Arbeitsplatz. Verspricht ein Tool, die Stimmung oder Aufmerksamkeit von Mitarbeitern per Kamera oder Stimme zu analysieren, ist davon Abstand zu nehmen. Darüber hinaus ist dieser Bereich für die meisten Betriebe allerdings kein Thema.

Die Transparenzpflichten: Kenntlich machen, wenn KI im Spiel ist

Ab dem 2. August 2026 gilt außerdem, dass ein Chatbot als KI gekennzeichnet werden muss, damit der Nutzer erkennen kann, dass er mit einer Maschine kommuniziert und nicht mit einem Menschen. Auch KI-generierte Inhalte, ob Text, Bild, Audio oder Video, müssen als solche erkennbar sein. Das betrifft jedes Unternehmen, das einen Chatbot auf der Website betreibt oder KI-erzeugte Inhalte veröffentlicht.

Der Aufwand dafür ist überschaubar, die Pflicht wird aber gern übersehen, weil sie so banal klingt. Dabei genügen im Kern ein Hinweis am Chatbot und eine ehrliche Kennzeichnung von KI-Inhalten. Eine Erleichterung ist zudem erwähnenswert: Für KI-generierte Texte, die vor der Veröffentlichung von einem Menschen inhaltlich geprüft werden und für die eine Person die redaktionelle Verantwortung trägt, entfällt die Kennzeichnungspflicht. Wer KI also als Schreibwerkzeug mit anschließender echter Redaktion nutzt, muss nicht jeden Blogbeitrag labeln.

Die Entwarnung: Die gefürchteten Hochrisikopflichten kommen später

Hier liegt das größte Missverständnis. In der öffentlichen Diskussion dominieren die Hochrisikopflichten mit ihrer aufwändigen Konformitätsbewertung, dem Risikomanagement und der umfangreichen Dokumentation. Genau diese Pflichten sind jedoch verschoben worden: Mit dem sogenannten Digital Omnibus, den die EU Ende Juni 2026 beschlossen hat, gelten die Hochrisikopflichten nach Anhang III erst ab dem 2. Dezember 2027 und die für sicherheitsrelevante Produkte nach Anhang I sogar erst ab August 2028.

Für die meisten produzierenden Betriebe ist dieser Bereich ohnehin selten einschlägig, denn als Hochrisiko gelten Anwendungen wie die automatisierte Bewerberauswahl, die Bonitätsprüfung oder KI in kritischer Infrastruktur. Ein Punkt verdient dennoch Aufmerksamkeit für die Zukunft: Wer KI in eigene Maschinen oder sicherheitsrelevante Bauteile integriert und diese in Verkehr bringt, kann in den Hochrisikobereich für Produkte fallen. Das ist zwar ein Thema für die Produktplanung 2027 und 2028 und nicht für den nächsten Monat, sollte aber im Blick behalten werden.

Die Verschiebung ist eine echte Erleichterung, aber kein Grund, das Thema vollständig beiseitezulegen. Denn wer heute bereits weiß, dass er sich in Richtung Hochrisiko bewegt, gewinnt mit der zusätzlichen Zeit Vorbereitung und keine Ausrede.

Die allgemeinen KI-Modelle: Pflichten für die Anbieter, nicht für die Anwender

Für die großen Sprachmodelle, auf denen Tools wie Copilot oder ChatGPT beruhen, gelten eigene Pflichten. Sie richten sich jedoch an die Anbieter der Modelle, also an Microsoft, OpenAI und andere, und nicht an die Unternehmen, die sie nutzen. Ab dem 2. August 2026 kann die EU diese Pflichten mit Bußgeldern durchsetzen, was für Anwender vor allem eines bedeutet: Die Anbieter stehen nun selbst in der Verantwortung, was tendenziell für mehr Transparenz und Dokumentation auf deren Seite sorgt. Eine eigene Pflicht entsteht daraus für den Anwender jedoch nicht.

Wer das in Deutschland überwacht und was ein Bußgeld für einen Mittelständler bedeutet

Deutschland hat die Umsetzung mit einem eigenen Gesetz geregelt, das der Bundestag im Juni 2026 verabschiedet hat. Zentrale Anlaufstelle und Marktüberwachungsbehörde wird demnach die Bundesnetzagentur, die zugleich als Koordinierungsstelle für eine einheitliche Auslegung dient, während sich das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik um die Cybersicherheit von Hochrisiko-KI kümmert.

Bei den Bußgeldern gibt es ein Detail, das für den Mittelstand entscheidend ist und in der Panikdebatte meist untergeht: Die genannten Höchstbeträge von bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des Umsatzes sind für große Konzerne gedacht. Denn für kleine und mittlere Unternehmen sieht die Verordnung ausdrücklich vor, dass jeweils der niedrigere der beiden Werte gilt und nicht der höhere. Das relativiert die abschreckenden Zahlen deutlich: Ein Bußgeld bleibt zwar unangenehm, aber die Schlagzeilenmillionen treffen nicht den Betrieb mit 120 Mitarbeitern.

Der blinde Fleck: Was neben dem AI Act auf Unternehmen zukommt

Der AI Act ist nicht das einzige Regelwerk, das für KI relevant ist, und zwei weitere Punkte sind für einen produzierenden Betrieb sogar handfester.

1. Die neue Produkthaftung

Die überarbeitete EU-Produkthaftungsrichtlinie muss bis Dezember 2026 in deutsches Recht umgesetzt werden. Neu ist daran, dass Software und KI ausdrücklich als Produkt gelten. Wer also ein Produkt mit Software oder KI in Verkehr bringt, haftet künftig verschuldensunabhängig für Schäden durch Fehler, und zwar ausdrücklich auch für solche Fehler, die erst durch das Weiterlernen eines KI-Systems entstehen. Für den Maschinen- und Anlagenbau ist das relevanter als der halbe AI Act. Die ursprünglich geplante separate KI-Haftungsrichtlinie wurde übrigens zurückgezogen, sodass es bei der Produkthaftung und dem allgemeinen Recht bleibt.

2. Die Mitbestimmung

Unternehmen mit Betriebsrat sollten wissen, dass die Einführung von KI-Systemen in aller Regel mitbestimmungspflichtig ist und der Betriebsrat zur Beurteilung sogar einen KI-Sachverständigen hinzuziehen darf. Das ist kein Grund, KI nicht einzuführen, wohl aber einer, den Betriebsrat früh einzubinden statt spät. Und selbstverständlich gilt weiterhin die Datenschutz-Grundverordnung: Jede KI, die personenbezogene Daten verarbeitet, benötigt eine Rechtsgrundlage und je nach Fall eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Das ist zwar nicht neu, wird durch den KI-Einsatz aber oft erst akut.

Alle Fristen im Überblick

Was das bis August konkret bedeutet

Wer bis zum Sommer auf der sicheren Seite sein möchte, braucht keine Großprojekte, sondern fünf überschaubare Schritte:

1. Überblick verschaffen. Welche KI-Tools werden im Haus tatsächlich genutzt, offiziell wie inoffiziell?
2. KI-Richtlinie aufsetzen. Sie regelt die erlaubte Nutzung praxistauglich, statt sie pauschal zu verbieten.
3. Mitarbeiter qualifizieren. Dokumentiert und auf die vorhandenen Tools zugeschnitten.
4. Kennzeichnen. Chatbots und veröffentlichte KI-Inhalte als das ausweisen, was sie sind.
5. Verbote prüfen. Kurz abklären, ob eine eingesetzte Anwendung unter die verbotenen Praktiken fällt. Selten der Fall, aber schnell geklärt.

Die Hochrisiko- und Produkthaftungsthemen gehören dagegen auf die Agenda für 2027, und nicht in die Hektik der nächsten Wochen.

Unsere Einschätzung bleibt nüchtern: Der AI Act ist für den typischen Mittelständler weder ein Grund zur Panik noch einer zum Nichtstun. Die teure Strafe ist unwahrscheinlich, und die eigentliche Gefahr liegt in der falschen Reaktion. Wer in Schockstarre verfällt, verschenkt Produktivität; wer blind loslegt, riskiert vermeidbare Fehler. Der richtige Weg liegt wie so oft dazwischen: die wenigen Pflichten, die wirklich gelten, sauber erledigen, und sich vom Rest nicht bremsen lassen.

Über den Autor: Markus Dieing ist Geschäftsführer der SimplifieD Solutions GmbH und Experte für Business und Prozesse. Mit seinem Team begleitet er mittelständische Unternehmen in Maschinenbau, Baugewerbe und produzierendem Gewerbe bei der Einführung von KI- und Automatisierungslösungen, mit über 30 erfolgreich umgesetzten Projekten. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.